Cotilleos

La mayor fuente de molestias en el trabajo son los cotilleos. Ya se trate de comentarios sobre intimidades ajenas o de malas palabras acerca de compañeros (o incluso jefes) no gustan nada a las personas.

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El criticón es en la mayoría de casos fuente de discordia y mal ambiente. Esas personas en realidad son las que acaban dificultando el trabajo en equipo.

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Por otra parte, desde el punto de vista de efectividad personal, es evidente que el cotilleo supone una notable pérdida de tiempo.

Bandera negra

Con demasiada frecuencia la calidad de la conversación se entorpece. Este hecho se puede producir por distintas causas (empecinamiento en las propias posiciones, disgresiones, salidas de tono, no abordar el tema principal, etc.), pero cuando sucede la comunicación sale perjudicada.

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En una conocida empresa multinacional, el director de un departamento colocó unas pequeñas banderas negras en la sala de reuniones. Siempre que un participante creía que alguien estaba obstaculizando una buena conversación de algún modo, podía levantar la bandera para que todo el mundo la viera.

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Desde luego, fue necesario algún tiempo hasta que las personas desarrollaron la suficiente confianza y comodidad para utilizar las banderas, pero, una vez que lo lograron, la calidad de las conversaciones mejoró con gran rapidez.

Comunicación "asincrónica"

Es aquella que se establece de manera diferida en el tiempo, esto es, cuando no existe coincidencia temporal.

El caso más evidente es de los correos electrónicos. Las personas podemos responder a los mensajes horas después de haberlos recibido.

Por cierto, se está descubriendo que muchas veces este tipo de comunicación también tiene sus riesgos. Por ejemplo, si abrimos los correos después de llegar a casa dando tumbos desde el bar.

De hecho, esta situación está tan extendida que existen aplicaciones (mail Goggles) que tratan de acabar con este tipo de correos (los escritos en estado de embriaguez). El programa solicita al usuario que activa el servicio (entre las diez de la noche y las cuatro de la mañana y también durante los fines de semana) que previamente resuelva cinco sencillos problemas matemáticos.

Al parecer, esa es la franja horaria donde se suelen enviar más correos en peor estado.

Gramática de los gestos

El lenguaje corporal tiene un impacto enorme en nuestras relaciones interpersonales. En un mundo globalizado, es cierto que las diferencias culturales y de género han de ser tenidas en cuenta. Por ejemplo, existen definitivamente culturas llamadas "de contacto" y culturas "de no contacto"..

Pero más allá de estas diferencias que conviene tener presente, podríamos convenir que existe una cierta gramática de los gestos:

El contacto visual, por ejemplo, es uno de los aspectos más importantes de una conversación. Mirar hacia abajo suele interpretarse como una mentira.

Muchas de las emociones que sentimos pueden leerse a través de las expresiones de la cara. Especialmente las emociones primarias: alegría, cólera, miedo, tristeza.

El excesivo movimiento de las manos puede transmitir inseguridad, mientras que la carencia de ademanes comunica falta de expresividad.

El espacio físico también desempeña un papel decisivo. Por ejemplo, "invadir" el espacio de otra persona suele producir una especie de interferencia que, en casos extremos puede llegar incluso a suponer una interrupción de la conversación.

Los tres filtros

Un ciudadano se apresuraba hacia Sócrates diciéndole que acababa de oír algo acerca de uno de sus discípulos.

Socrates le comentó: "Antes de contármelo me gustaría que pasaras la prueba del triple filtro. El primero es es de la verdad. ¿estas seguro de lo que vas a decirme es cierto?"

El ciudadano arguyó: "Me acabo de enterar y..."

"Es decir, que no sabes si es cierto o no". Le espetó Sócrates y, prosiguiendo señaló: "El segundo filtro es el de la bondad. ¿Quieres contarme algo bueno sobre mi discípulo?"

"No, no. Todo lo contrario, Sócrates".
"Así que quieres cntarme algo malo sin saber si es cierto. No obstante, aún podría pasar el tercer filtro, el de la utilidad: ¿Me va a ser útil?", señaló Sócrates.

"No mucho", dijo el ciudadano.

Entonces - zanjó Sócrates -, si no es bueno, ni útil, ¿para qué contármelo?".

Centrarse en el otro

Alfred Korzybski dejó claro que "el mapa no es el territorio". Es decir, nadie tiene el mismo mapa mental, ni piensa de la misma manera, ni jerarquiza sus creencias en el mismo orden, ni siente, ni se expresa de la misma forma.

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Por ello, para mejorar nuestra comunicación con los demás hay que saber salir de nosotros mismos, hay que saber acercarse con curiosidad, respeto y aceptación a los mapas de las demás personas.

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Y eso sólo es posible hacerlo centrándos en el otro. Observar cómo responde a nuestra comunicación, en lugar de estar pendiente de nuestras reacciones.

No comunicar es imposible

Uno de los principales estudiosos de la comunicación humana, Paul Watzlawick, describe la comunicación como un proceso de interacción, de formación del conocimeinto.

Entre mis frases predilectas se halla la que sigue:

"Toda conducta en una situación e interacción tiene un valor de mensaje, es decir, es comunicación. Actividad o inactividad, palabras o silencio, tienen siempre valor de mensaje: influyen sobre los demás, quienes, a su vez, no pueden dejar de responder a tales comunicaciones y, por ende, también comunican".

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En otras palabras, no es posible no comunicar. Interesante, ¿no?

Generalizar

Generalizar es un error de la audacia y de la apuesta. Generarlizar es jugársela. Si generalizando acertamos, damos de pleno; pero si nos equivocamos, el error es de los que hacen época.

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Conviene ser prudente. Nuestro entorno suele ser ajeno a cualquier precisión (especialmente, el referido a aspectos que tengan que ver con las personas). Su única regla está constituida prácticamente en toda su totalidad por excepciones.

Persuadir imitando

La persuasión depende del contacto visual. Pero no cualquiera sirve. Hay personas que prefiren miradas fugaces. Otras miradas constantes. Hay gente que prefieren ritmos animados, otros se sienten a gusto con ritmos mesurados.

La mayoría de personas es muy sensible a la compenetración, al encanto y a la "música social" de la persona que trata de convencerla.

Imitar posturas, sonreír y asentir fomentan inconscientemente el acercamiento y, por tanto, la persuasión. Eso sí, si esta imitación no es sutil y somos descubiertos la posibilidad de establecer lazos sociales puede quedar aniquilada.

Cotilleos

Mucho se ha dicho y escrito sobre el cotilleo en las organizaciones... y casi todo malo. Ahora, expertos en comunicación subrayan el papel del cotilleo en formar redes de relaciones de confianza con otras personas.

Los cotilleos, señalan estos expertos, pueden contemplarse como intercambios estratégicos de información. Y tales intercambios pueden ser buenos para la empresa, especialmente en épocas de cambios. Eso sí, siempre que la información que se transmite no tenga la intención de hacer daño a otra persona.

En este último caso, el cotilleo (malicioso) erosiona la confianza entre los compañeros de trabajo y hace emerger el conflicto con lo que la efectividad queda seriamente mermada.

Posturas (comunicación no verbal)

Al relacionarnos con los demás, ¿es mejor imitar comportamientos o es preferible presentar comportamientos que sean complementarios con los de la otra persona?

Las investigaciones realizadas a tal efecto concluyen que la imitación motora genera mejores interacciones y aumenta la afinidad entre las personas. La PNL (Programación Neuro Linguística) ya nos había alertado de este asunto.

Todos, tendemos a recurrir, de manera inconsciente, a la imitación motora cuando buscamos favorecer el acercamiento con otra persona (posturas tipo espejo).

Contrariamente, en las relaciones jerárquicas, donde simpre hay alguien que tiene más estatus que la otra persona, los comportamientos complementarios tienden a generar interacciones más cómodas (por ejemplo, mantener una postura encogida, si la otra parte está relajada).

Parafrasear

Es una técnica muy útil para que exista una comunicación eficaz. Sin embargo, es muy poco utilizada. Consiste en repetir, con nuestras propias palabras, lo que hemos oído expresar a nuestro interlocutor.

El parafraseo demuestra atención, comprensión y respeto. Al mismo tiempo, claro está, facilita el entendimiento.

Al parecer, la técnica tiene su origen en la Edad Media donde la regla en los debates teológicos era repetir lo que el otro decía hasta que esa persona quedara satisfecha de la comprensión del oyente lo que aquella realmente quería decir. Sólo entonces la persona que escuchaba podía pasar a ofrecer su punto de vista sobre la materia a debate.

Comunicación empresarial

El objetivo de la comunicación empresarial es cohesionar la identidad interna de la empresa con su imagen externa. Para ello, se determina lo que constituye la identidad (a nivel de la empresa, corporativo o de producto) y a partir de aquí se trata de asegurar que el mensaje llegue a todos los colectivos con los que se establece comunicación.

Muchas empresas caen en el error de considerar que las cosas se tienen que explicar "al exterior" de forma distinta de cómo se explican "dentro de la empresa". Eso es un grave error, pues tanto el cliente, el empleado o el accionista quiere que le expliquen con honestidad qué hace la empresa y cómo trabaja.

Críticas constructivas

En realidad, toda crítica es un feedback. Es decir, un regalo. Muchas veces, eso sí, el envoltorio emocional que acompaña a los comentarios hace que la información proporcionada sea inútil e incluso contraproducente.

El feedback negativo, yo prefiero llamarle "feedback para mejorar" debe tener siempre un espíritu por la mejora, debe ser sobrio y terriblemente sincero.

Para que el feedback negativo sea realmente de utilidad han de contemplarse tres pasos:

1) Resaltar los aspectos positivos de la persona, sus logros en la organización y sus virtudes.

2) Dar la información sobre qué consideramos que esa persona debiera mejorar. Hay hay que ser breve, concreto y directo.

3) Finalizar dando ánimos a esa persona, subrayando nuestras expectativas de mejora, recordándole sus virtudes y sus capacidades y confiando en su voluntad de cambiar.

El rumor

Se trata de una afirmación general que comparten las personas de una organización social y que contiene información no verificable sobre una situación concreta que afecta a gran porcentaje de personas.

Aunque parte de la incertidumbre, no siempre el rumor es, necesariamente, falso. De hecho, los expertos consideran que alrededor de un 80 % de los rumores son ciertos.

El rumor aparece cuando los canales de comunicación formal no suministran la información suficiente (suele aparecer, pues, ante la falta de noticias). Es entonces cuando las personas de la organización buscan esa información a través de canales informales.

Cuidado con el correo

Los numerosos estudios sobre la utilización del correo electrónico son concluyentes: los mensajes que se transmiten a través de ellos dejan mucho que desear en cuanto a la claridad.

Además de la ambigüedad, se cita los numerosos problemas de interpretación que éstos suelen acarrear, en especial a la hora de transmitir el estado de ánimo de la persona que lo está enviando.

Un porcentaje muy alto de los directivos sondeados confiesan que únicamente logran comunicarse con claridad en un 10 % de los mensajes que remiten. Estremecedor, ¿verdad?

Cero e-mails

Se trata de una iniciativa que ya se está poniendo en práctica en diversas empresas, de momento sólo norteamericanas que yo conozca. No se trata de una orden, ni de una prohibición. Es más bien una invitación a no utilizar el correo electrónico para contactos con personas del entorno laboral más cercano durante un día concreto de la semana (usualmente, los viernes).

El objetivo de estos proyectos es claro: incrementar la comunicación interpersonal y de sociacialización entre los trabajadores de la misma empresa. Se sabe que, por regla general, la mayoría de los correos que la gente envía van dirigidos a personas que muchas veces trabajan en la misma planta a pocos metros de distancia.

Adicionalmente, la medida pretende analizar si la iniciativa incide en la mejora de la productividad como consecuencia de dejar de enviar y responder a tan ingente cantidad de correos al cabo del día.

Vagabundeo

Es una práctica de comunicación interdepartamental que utilizan muchas empresas por la cual una vez al año todas las personas de la empresa pasan un tiempo (generalmente un día) visitando otros departamentos ajenos al suyo con el objetivo de realizar un proceso de benchmarking interno que ayude a exportar o a importar todo tipo de procedimientos para mejorar resultados o para conseguir objetivos.

La aplicación de una propuesta generada a raíz del vagabundeo suele tener un incentivo económico tanto para la persona que la propone como para el Departamento que la aplica.

Las claves de las reuniones

Las reuniones constituyen la herramienta comunicativa más utilizada en el mundo empresarial. Y la peor gestionada... Aplicar rigurosamente los siguientes puntos resulta imprescindible si queremos que éstas sean efectivas:

- Celebrar la reunión sólo cuando sea necesario

- Utilizar eficazmente la agenda

- Establecer el horario de la reunión

- Convocar sólo a las personas necesarias

- Anotar todo lo tratado en el acta de la reunión (especificar las medidas adoptadas)

- Realizar un resumen de la reunión y un plan de acción de las acciones adoptadas

Credibilidad

Muchos la califican como la piedra angular de la comunicación.

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La credibilidad se obtiene por una acumulación de actividades honestas. Cuano uno falla en esto, pierde toda su credibilidad. En esos casos, ésta es difícilmente recuperable.

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Ganar la credibilidad es una buena inversión pues genera muchos beneficios en momentos determinados. Eso sí, es una inversión a muy largo plazo.

Escuchar

Constituye el elemento básico de la comunicación. La verdadera comunicación sólo se produce cuando escuchamos con discernimiento. Esto implica comprender la idea y la actitud expresadas desde el punto de vista de la otra persona, conocer qué es lo que siente, lograr captar su marco de referencia con respecto al tema del que habla.

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Para la mayoría de personas, resulta tremendamente complicado sustraerse a la tendencia natural que tenemos a juzgar, valorar, aprobar o desaprobar las afirmaciones de los otros.

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Escuchar es, sin duda, una habilidad, pero también una actitud.

Tipos de reuniones

Tener claro el objetivo de la reunión es crítico. El objetivo determinará el número de personas que deberá asistir a una reunión.

Si reunión es de toma de decisiones, deberían asistir aquellas personas que van a adoptar la decisión, las que tienen la información necesaria para tomar la decisión y las personas que van llevarla a la práctica. Más de una decena de participantes, sin embargo, puede hacer que la reunión sea ingobernable.

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Si la reunión es de puesta en común de información conviene no pasar de los diez o doce participantes. Cuando los grupos sean má pequeños, todos los asistentes deberían estar seguros de que van a recibir respuestas a cualquier pregunta que formulen.

Las reuniones para motivar son más efectivas cuanto mayor sea el número de participantes, las emociones positivas se contagian.

Evitar que las conversaciones mueran

A propósito de la escalera de las inferencias, podemos mejorar nuestra comunicación si:

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- Somos más conscientes de nuestro propio pensamiento y razonamiento (reflexión)

- Hacemos más visible a los demás nuestro pensamiento y nuestro razonamiento (presentar)

- Preguntamos a los demás su pensamiento y su razonamiento razonamiento (preguntar)

La escalera de las inferencias

Es un modelo creado por Chris Argyris que describe cómo vivimos en un mundo de creencias que generamos nosotros mismos la mayoría de las cuales no hemos comprobado. Adoptamos estas creencias porque están basadas en conclusiones, que son inferencias de lo que observamos y de nuestras experiencias pasadas.

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Nuestra habilidad para obtener los resultados que deseamos queda mermada por nuestra sensación de que:

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- Nuestras creencias constituyen "la verdad"

- La verdad es obvia

- Nuestras creencias se basan en datos reales

- Los datos que seleccionamos son los datos reales

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Este modo de funcionar tiene una incidencia tremenda en la forma en cómo entendemos el mundo y en cómo nos comunicamos.

Conversación efectiva

Para sostener una conversación y que ésta sea realmente efectiva la conversación ha de incorporar una serie de aspectos:

- confidencialidad

- respeto absoluto por la otra persona

- tener una disposición de escucha extraordinaria

- realizar preguntas

- apoyar y reconocer al otro

Interpretar

Es algo humano. Por eso lo hacemos constantemente. Para comprender los problemas y las distintas situaciones, establecemos categorías y ponemos etiquetas. Lo hacemos a través de modelos mentales o de esquemas que funcionan como filtros y que otorgan o restan importancia a los distintos elementos de la información.

Estos paradigmas o modelos mentales nos resultan de mucha utilidad (proveen estructura, afectan a la velocidad y eficacia del procesamiento de la información, facilitan el análisis, etc.) pero sin duda también afectan a lo que percibimos, a cómo interpretamos las cosas y a cómo actuamos y tomamos decisiones.

De ahí que personas diferentes puedan entender asuntos idénticos de formas muy distintas. Conviene pues ser conscientes de nuestros filtros y observar y apreciar las opiniones de los demás, sus puntos de vista y sus enfoques que, siendo tan correctos como los nuestros, pueden ser diferentes.

Flamming

Se trata del envío por correo electrónico de un mensaje ofensivo, fuera de tono o directamente grosero. Y es algo que empieza a preocupar en muchos entornos.

La causa más cercana es el efecto desinhibidor que posee Internet. Seguramente esos comentarios ni siquiera se expresarían en una comunicación cara a cara, pero sentados ante el teclado las personas nos comportamos con muchas menos inhibiciones.

El correo no contiene canales para la voz, la expresión de la cara o de otras reacciones de la persona que escucha lo que decimos. Por eso, si nos ponemos a escribir cuando estamos nerviosos es fácil que escribamos un mensaje poco afortunado.

Comunicación interna

Algunas de las herramientas más habituales de comunicación interna son:

- Revistas

- Folletos

- Portal del empleado

- Tablón de anuncios

- Página web de la empresa

- Encuestas de clima laboral

- Reuniones de colaboradores

- Encuesta de satisfacción al cliente interno

Diálogo

Es la unidad básica de trabajo de cualquier empresa. La calidad del mismo determina el modo en en el que las personas recopilan y procesan la información, la forma en que adoptan decisiones y los sentimientos que tienen sobre los demás y sobre el resultado de esas decisiones.

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El diálogo puede dar lugar a nuevas ideas y a una agilidad o rapidez que puede emplearse como ventaja competitiva. El tono y el contenido del diálogo dan forma a los comportamientos y a las creencias de las personas de manera más rápida y duradera que cualquier otro sistema imaginable.

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Tener una atmósfera de seguridad, franqueza y valerse de la informalidad contribuye a generar diálogo.

Recordar lo esencial

Tres son las necesidades esenciales (aunque, desde luego, no sean las únicas) que conforman una buena base para que la comunicación no presente problemas de base:

- Coherencia. Inexistencia de mensajes contradictorios sobre el mismo tema en un corto espacio de tiempo.

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- Visibilidad y cercanía. Sensación de que no sólo nos comunicamos cuando existen problemas o cuando hay quejas que transmitir.

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- Agilidad de respuesta. Responder a las personas de forma habitual siempre que éstas nos pregunten o sugieran algo (con independencia de cuál sea la respuesta). Esta última necesidad esta claramente vinculada a una actitud de servicio.

Cuando estas necesidades se cubren, estamos avanzando hacia la eficacia en la comunicación.

¿Sentarse en una reunión?

Un experimento de una universidad americana compara los grupos de toma de decisiones que permanecen de pie durante reuniones de 10 a 20 minutos con grupos que se sientan.
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Los hallazgos son concluyentes: los grupos que permanecen en pie precisan de un 34 % menos de tiempo para tomar las decisiones y la calidad es igual de buena.

¿Qué es comunicar?

Comunicar es poner cosas en común, no basta con informar, que es transmitir imágenes. Es necesario utilizar todos los métodos posibles... pero lo más importante es "el roce personal"

El lenguaje del cuerpo

Los elementos que entran dentro de lo que algún autor ha denominado “el lenguaje del silencio” son genéricamente:

* Las expresiones faciales

* Los movimientos de las manos

* Los movimientos del cuerpo

* La distancia respecto al interlocutor

Existen una serie de elementos que siempre acompañan en mayor o menor medida a nuestro discurso, a nuestras palabras:

* El contacto visual (o la falta de contacto visual)

* La sonrisa

* La postura (sentado, de pie, tumbado, etc.)

* La postura en relación a nuestro interlocutor

* Tomar notas (o no tomarlas y cómo las tomamos)

Elementos comunicativos

La comunicación es un tema que ha sido exhaustivamente estudiado y analizado desde prácticamente todos los puntos de vista. Quizás una de las conclusiones que resultan más sorprendentes a la intuición de las personas sea el porcentaje de importancia que se le otorgan a los elementos comunicativos a la hora de transmitir un mensaje.

Los principales elementos comunicativos a la hora de transmitir un mensaje son: las palabras, el lenguaje corporal y el tono de la voz. ¿qué porcentaje de importancia de cada elemento nos sugieren los expertos?.

Palabras 7 %

Lenguaje corporal 55 %

Tono de la voz 38 %

Frase para recordar

“Dios nos dio dos oídos, dos ojos y una boca para escuchar y ver el doble de lo que hablamos”

Epícteto (siglo I a. C.)

Necesitamos hablar

Estas cosas también suceden en las grandes empresas.

Una división se dedica a desarrollar un producto electrónico que arrase con la competencia mientras el resto de la corporación está volcada en crear un sistema operativo casi de cero. Es lo que le ha ocurrido a Microsoft con Zune, que quiere arañarle cuota de mercado al iPod.

Salió al mercado el pasado martes en Estados Unidos, y sólo un día después varios medios anunciaban que es incompatible con Vista, el sistema operativo que debe sustituir a XP.

Establecer sistemas eficaces

Esa es la esencia de la comunicación. Ese es el requerimiento esencial para que ésta realmente comprometa. La empresa es la encargada de diseñar y poner en marcha sistemas de comunicación que sean realmente eficaces.

Parece sencillo pero muchas organizaciones adolecen de:

- Vacíos de información.

- Inconsistencia en los mensajes.

- Ausencia de feedback.

No conviene tampoco olvidar que tales carencias tienen, desde luego, sus efectos inmediatos en la motivación y en el compromiso de las personas de la organización.

Mejor cara a cara

No cabe duda que la revolución tecnológica que se ha producido en el campo de la comunicación ha modificado las relaciones entre profesionales, tanto en el seno de la empresa como en las relaciones de éstos con los clientes.

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Desde luego, estas tecnologías representan una serie de beneficios pero, al mismo tiempo, puede producir una serie de patologías que mermen la calidad de las interacciones e incluso reduzcan la productividad.

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Los expertos están empezando a coincidir en que las nuevas tecnologías generan mayores relaciones, pero de escasa calidad. No aportan valor añadido ni tampoco refuerzan los lazos entre los trabajadores de una empresa.

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Como ejemplo más pertinaz se cita el abuso del correo electrónico en ciertas organizaciones donde ya está sustituyendo a muchos encuentros cara a cara, que en realidad son los que aportan las ideas más innovadoras.

Igualmente, tal situación genera que los trabajadores se pasen el día ante el ordenador respondiendo a correos, muchos de los cuales únicamente generan excedente de información.

Comunicación estratégica

Las organizaciones se encuentran con numerosas barreras a la hora de comunicarse con sus empleados. Las más frecuentes tienen que ver con la ausencia de formalización de los procesos comunicativos y con la excesiva información existente. Estas situaciones provocan una sobrecarga de la comunicación de arriba abajo, una confianza excesiva en que ya nos estamos comunicando adecuadamente y una multiplicación de los canales existentes.

La comunicación interna debiera tener unos objetivos bien claros:

- Dar claridad y transparencia al proyecto empresarial.

- Fomentar la participación en el día a día de la empresa.

- Involucrar a las personas en una meta y en unos objetivos comunes.

Asertividad

Se trata de una habilidad personal que nos permite expresar sentimientos, opiniones y pensamientos, en el momento oportuno, de la forma adecuada y sin negar ni desconsiderar los derechos de los demás.

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Esta habilidad proporciona dos importantes beneficios: incrementa, por una parte, el respeto a uno mismo y la satisfacción de hacer alguna cosa con la suficiente capacidad para aumentar la confianza y seguridad en uno mismo.

Y, por otra parte, mejora la aceptación y el respeto de los demás, es decir, se hace un reconocimiento de nuestra capacidad para afirmar nuestras opiniones, por lo que nos otorga credibilidad, una característica fundamental para generar relaciones interpersonales productivas.

Diálogo

El diálogo es la unidad de trabajo fundamental de la empresa. La calidad de éste determina el modo en el que las personas recopilan y procesan la información, la manera en la que adoptan decisiones y los sentimientos que tienen sobre los demás y sobre el resultado de esas decisiones.

El diálogo puede dar lugar a nuevas ideas y a una agilidad o rapidez que puede ser usada como ventaja competitiva.

Se trata pues del factor que más influencia la productividad y el desarrollo del trabajador. De hecho, su tono y contenido dan forma a los comportamientos y creencias de las personas (a la cultura de la organización).

Fácil de procesar

Una reciente investigación ha determinado que un símbolo bursátil o un nombre empresarial fácil de pronunciar puede constituir un factor significativo en el aumento a corto plazo del precio de las acciones.

Los investigadores crearon una lista de valores ficticios y después hicieron que un grupo de personas los calificara de acuerdo a la facilidad de pronunciación. "Ulymnius" fue calificada de compleja y "Mayville", no.

A continuación pidieron a otro grupo que calculara la futura evolución de cada uno de los valores bursátiles. Como los investigadores predecían, se consideró que los resultados obtenidos por empresas de nombre fácil superarían por un margen significativo a los obtenidos por aquellas otras con nombres complicados de pronunciar.

Las personas respondemos más positivamente a la información fácil de procesar. En publicidad es sobradamente conocido. Las personas consideramos más cierta, atractiva y familiar y convincente la información fácil de procesar que la más compleja.

Sintetizar

La habilidad para decidir qué información debe tenerse en cuenta, cuál ignorar y cómo organizar y comunicar aquello que consideramos importante se está convirtiendo en una competencia básica para quiénes viven en el mundo desarrollado.

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El paso más importante a la hora de hacer una síntesis es establecer los criterios con respecto a qué información se debe incluir y cuál hay que descartar.

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Hay muchos estándares posibles: por ejemplo, considerar sólo aquella información que se pueda verificar. Otros tienen que ver con la relevancia (la información que concierne a un determinado marco tempotal). Sea cual sean esos criterios, hay que observarlos de forma rigurosa.

Metacomunicación

"El mensaje no sólo comunica información, sino que comunica algo sobre la misma comunicación. Tiene, por tanto, importancia metacomunicativa y crea una realidad de segundo orden sobre la que podemos intentar llevar a cabo una ulterior comunicación"

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Watzlawick

La entrevista de desvinculación

Minimizar el trauma del un despido, obtener información relevante y libre sobre la empresa y desarrollar un proceso de desvinculación óptimo son elementos suficientemente importantes como para instaurar una productiva entrevista con aquellos trabajadores que (forzados o no) finalizan su relación laboral con la empresa.

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Este tipo de entrevista permite conocer información de primera mano sobre el clima laboral de la empresa, sobre relaciones interpersonales, posiciones de poder, líderes informales, quejas y sugerencias.

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Una información que, bien gestionada, puede ayudar en la política de retención de empleados.

Transmitir no garantiza nada

La empresa es un sistema global compuesto de subsistemas o departamentos que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. Sin embargo, a veces surgen con­flictos interdepartamentales debido a que los integrantes de un mismo grupo, o de­partamento, están muy unidos entre sí pero consideran a los demás equipos como ele­mentos ajenos a su realidad; y, en ocasio­nes, como si formaran parte de la "competencia".

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En definitiva, la empresa, en lugar de aparecer como un solo equipo perfectamente coordinado y compenetrado, se convierte en una liga de fútbol donde varios equipos compiten entre sí. Este modo de actuar repercute negativamente en el funcionamiento global de la or­ganización.

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Transmitir estos concep­tos al personal es relativa­mente sencillo. Basta con reunirles en una sala y explicarles que es muy importante que los trabajos estén coordinados, que conviene mejorar la comunicación entre los departamentos, que es bueno que todo el mun­do se lleve bien... Seguro que todos comprenderán lo acertado de estas aseveracio­nes, pero ¿realmente lo interiorizarán y llevarán a la prácti­ca?.
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Probablemente, no. Parece claro que el mero hecho de transmitir verbalmente una se­rie de ideas en las que, en principio, todos los pre­sentes estarán de acuerdo, no garantiza que éstas sean llevadas a la práctica.

Comunicación ascendente

Del colaborador (o del equipo) al Directivo.
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He aquí algunas de sus claves:
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* Solicitud de información sobre funciones, tareas y comportamientos.
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* Manifestación de dudas, inquietudes y opiniones.
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* Voluntad de aprender.
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* Proposición de ideas.
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* Proactividad en la comunicación de información relevante.
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* Participación en las reuniones de trabajo.

Reuniones útiles y breves

• Fijar una duración máxima a la reunión antes de que ésta dé comienzo. Si se trata de tomar una decisión con 20 minutos debería ser suficiente. Compartir este objetivo ya consigue, por sí mismo, el compromiso de los asistentes

• No hacen falta sillas, ni bebidas. Muchas empresas se están dando cuenta de ello.

• Cuando las decisiones se deben tomar entre varias personas, conviene invertir el orden de jerárquico de presentación de las opiniones o votos. Es decir, comernzar por el colaborador de menor rango y acabar por el director de más peso para que su opinión no contamine al resto.

• Otra técnica consiste en provocar la opinión o decisión individual antes de abrir la discusión. En este caso, se pide a los asistentes que escriban en silencio lo que piensan y que después lo lean. Es una forma de atenuar los efectos perniciosos de las discusiones de grupo sobre el individuo. La opinión que tiene el resto o que la persona cree que tiene acaba influyendo sobre la suya propia.

Comunicación descendente

Esto es, del directivo al colaborador / equipo.
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Estos son los ingredienes principales del éxito:
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1 - Comunicar objetivos y decisiones.
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2 - Realizar seguimiento: Obetivos, tareas en curso y desarrollo personal.
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3 - Motivar al equipo: Reconocimiento, Delegación, Entrevista de mejora.
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4 - Controlar la ejecución de las tareas.
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5 - Dirigir reuniones.

Reuniones mal dirigidas

Esta suele la segunda causa que hace las reuniones ineficientes: la forma en que se dirigen. Muchas veces, no hay una persona asignada para ello. Otras veces, la dirige el responsable jerárquico de más rango, pero si le llaman a mitad de la reunión y se ausenta la reunión se desmadra.

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La ventaja de una persona dirija la reunión es que evita que varios hablen a la vez y, sobre todo, que las intervenciones se desvíen del asunto real. El moderador es pues la figura que evita que la conversación se vaya hacia temas no relevantes, imponiendo su autoridad y centrando la atención en el asunto tantas veces como sea preciso.